ADATVÉDELMI RENDELET A MUNKAHELYEN – 5 FONTOS TUDNIVALÓ

2017 Szeptember 28

A Strasbourgi Emberi Jogi Bíróság egy nemrég közzétett ítéletében kimondta, hogy a dolgozók munkahelyi üzenetváltásainak megfigyelése csak bizonyos korlátok között lehetséges. Az ítélet adta az ötletet, hogy összegyűjtsek öt olyan területet a munka világából, ahol felmerülhet a munkavállalók személyes adatainak kezelése és ezzel együtt az Adatvédelmi Rendelet alkalmazása.

Meg lehet nézni az álláshirdetésre jelentkező Facebook profilját?

Adatvédelmi kérdések már a toborzási folyamat és az álláshirdetésekre való jelentkezés során is felmerülnek. Egyre gyakrabban hallom, hogy az új dolgozóik kiválasztása során a cégek megnézik a jelentkezők közösségi oldalakon elérhető profilját.

Néhány szempontot azonban érdemes átgondolni a kattintás előtt. A jogszerűség elve alapján a munkáltató csak olyan mértékben gyűjtheti és kezelheti az állásra jelentkezők személyes adatait, amilyen mértékben az a munkaviszony teljesítése szempontjából szükséges és lényeges. Így, amennyiben erről előzetesen tájékoztatják, jogszerű lehet a jelentkező szakmai pályafutásának átnézése a LinkedIn-en. Ezzel szemben aligha igazolható a leendő munkavállaló Facebook-profiljának megtekintése a családi állapotára vonatkozó információk megszerzése érdekében.

Gyakori, hogy a munkáltatók a kiválasztás során alkalmassági teszteket töltetnek ki a leendő dolgozókkal. Az adattakarékosság elve alapján nem jó gyakorlat, ha az irodai munkára jelentkezőnek olyan egészségügyi adatokat kell megosztaniuk magukról, amelyeknek csak egy fizikai dolgozó alkalmassága szempontjából lenne jelentősége.

Végül, de nem utolsó sorban, amint egyértelművé válik, hogy a munkáltató nem az adott jelentkezőt választja a munkakörre, a korlátozott tárolhatóság elvével összhangban az adatait törölni kell, kivéve ha kifejezetten hozzájárul a pályázati anyagának megőrzéséhez.

Megfigyelhető a munkavállaló Internet-használata?

Napjainkban már általánosnak tekinthető, hogy a munkáltatók valamilyen formában megfigyelik a dolgozók e-mail kommunikációját, illetve munkahelyi Internet-használatát. A megfigyelésnek számos eszköze van, például az adatvesztést megakadályozó eszközök, amelyek a kimenő leveleket monitorozzák a lehetséges adatsértések megakadályozása céljából.

Bár az ilyen megfigyelő rendszerek alkalmazásának jogszerű indoka lehet az adatvesztés megelőzése, a megfigyelés csak az adatvédelmi elvek betartása mellett lehet jogszerű. Mindenekelőtt az arányosság elvét szem előtt tartva a munkáltatónak fel kell mérnie, hogy az ellenőrzésnek van-e olyan formája, amely kevésbé avatkozik be a munkavállaló magánszférájába, például az Internet-használat megfigyelése helyett megfelelő védelmet nyújt-e, ha egyszerűen csak blokkolja azokat az oldalakat, amelyeket veszélyesnek lát. Bizonyos esetekben tehát a megfigyelés nem indokolható.

A megfigyelést átlátható módon kell végezni, vagyis a munkáltatóval szemben elvárás, hogy előzetesen tájékoztassa a munkavállalót a megfigyelés lehetőségéről. Állandó megfigyelés helyett pedig, ha csak van rá mód, a szúrópróbaszerű ellenőrzést kell előnyben részesíteni.

Ellenőrizhető a távolról dolgozó munkavállaló?

Egyre elterjedtebb, hogy a munkáltató biztosítja az otthonról dolgozás lehetőségét. Számos vizsgálat kimutatta, hogy az otthonról dolgozók sokkal hatékonyabbak voltak, mint az irodában ülő társaik. Ugyanakkor, az otthoni munka megfelelő adatbiztonsági technikák alkalmazása nélkül rendkívül kockázatos lehet a munkáltató számára. A kockázatok csökkentése érdekében a munkáltatók gyakran alkalmaznak különböző szoftvereket, ezek közül néhány még arra is alkalmas, hogy mérje a billentyűhasználatot vagy az egér-mozgásokat.

A megfigyelőszoftverek használata előtt a munkáltatónak gondolnia kell a jogszerűség követelményére. Elég valószínűtlen, hogy a munkáltató üzleti titkainak védelme indokolná a munkavállaló egér-klikkelésinek rögzítését.

Megfelelő módszerekkel és szabályzatokkal viszont elérhető a munkáltató védelme anélkül, hogy ez szükségtelen beavatkozást jelentene a munkavállaló magánéletébe.

Alkalmazható a beléptető-kiléptető rendszer teljesítményértékelésre?

Igen elterjedt, hogy a munkáltató beléptető-kiléptető rendszereket használnak munkavállalóik munkakezdésének és munkában töltött idejének mérésére. Bizonyos esetekben pedig biztonsági okokból szerelnek fel ilyen eszközöket, például hogy nyomon lehessen követni, hogy ki lépett be egy olyan helyiségbe, ahol bizalmas céges iratokat tárolnak.

Egyrészről, a Munka Törvénykönyve alapján a munkáltató köteles nyilvántartást vezetni a munkaidőről, tehát az adatkezelés jogalapja a jogi kötelezettség teljesítése.

Másrészről a munkavállaló be-és kilépési idejének folyamatos rögzítését nehezen lehetne indokolni, ha azt a munkáltató kizárólag teljesítményértékelési célra használja.

Lehet-e követni a munkavállaló által használt cégautót?

Bizonyos munkakörökben szükséges lehet céges gépkocsit biztosítani a munkavállalónak és biztonsági okokból elterjedt a GPS navigációs, illetve nyomkövető rendszerek alkalmazása. Néhány eszköz nemcsak magáról a gépkocsiról illetve annak mozgásáról, hanem magáról a dolgozóról is gyűjt adatokat (pl. a vezetési morálra vonatkozóan). Ha a munkáltató lehetővé teszi a céges autó magáncélú használatát, a személyes adatok kezelése még inkább felmerül.

A munkáltatónak a céges gépkocsi használat ellenőrzése során is szem előtt kell tartania az arányosság elvét. Amennyiben a cégautót lehet magáncélra használni, kétséges, hogy az autó helyzetének munkaidőn kívüli ellenőrzése jogszerű. Az adatvédelmi elvek betartása érdekében ezért célszerű lehetővé tenni a nyomkövetés kikapcsolását.

A fentieket összefoglalva javaslom, hogy fordíts kiemelt figyelmet az adatvédelmi elvekre és tedd meg a megfelelő intézkedéseket (pl. szabályzatok elfogadása), ha úgy döntesz, hogy megfigyelő rendszereket alkalmazol a munkahelyen vagy egyébként személyes adatot gyűjtesz a munkavállalóktól.