CÉGKAPU – A BELÉPÉS KÖTELEZŐ

2017 Augusztus 17

Míg az ügyfélkapu neve sokak számára ismerősen cseng és azt rendszeresen használják, újdonságként hathat, hogy immáron a cégek is kötelesek létrehozni a saját „kapujukat”, ami nem más mint a cégkapu. A regisztrációs felület már elérhető, sőt 2017. augusztus 30-ig létre is kell hozni a cégkapunkat, a jogszabály által biztosított türelmi idő miatt 2017. év végéig még büntetlenül lehet cégkapumentes életet élni. 2018. január 1-től azonban már szankciókra számíthatnak azok a cégek, akik nem léptek be a kapun. Rövid cikkünkből megtudhatják, hogy pontosan mire is szolgál a cégkapu és hogyan kell regisztrálni.

Mire is szolgál a cégkapu?

2018. január 1-től a jogszabály kötelezővé teszi a cégek számára, hogy az állami szervekkel elektronikus úton tartsák kapcsolatot. Ez azt jelenti, hogy a hatóságok a cégek számára elektronikus úton fogják elküldeni a hivatalos iratokat és a cégeknek is ilyen formán kell beküldeni kérelmeiket a hivatalok, bíróságok részére.

Az elektronikus kapcsolattartásra szolgál a Cégkapu, ami gyakorlatilag egy virtuális „postaláda”. A cégkapu ugyanakkor több egy „sima” e-mail címnél, egy biztonságos, hiteles tárhely, amelyhez a szükséges azonosítási lépéseket követően csak cégünk arra feljogosított munkatársai férhetnek hozzá.

A cégkapuval kapcsolatban fontos megemlíteni, hogy az oda érkező iratok kézbesítésére vonatkozóan a jogszabály – a hagyományos postai úton történő kézbesítéshez hasonló – vélelmeket állít fel az átvétel megtörténtére és időpontjára vonatkozóan. Így például, ha kétszeri értesítést követően sem vesszük át a cégkapun érkezett iratot, akkor az a második értesítéstől számított 5. munkanapon kézbesítettnek minősül.

Határidők

Ahogy a bevezetőnkben is említettük, a cégkaput már 2017. augusztus 30-ig létre kell hozni. A cégkapu tárhelyet az általunk választott hivatalos e-mail címhez rendelik hozzá, a cégkapus e-mail címet pedig cégek esetén a cégnyilvántartásba is be kell jelenteni. Ehhez nincs feltétlenül külön eljárásra szükség: amennyiben így rendelkezünk, akkor a szolgáltató a regisztráció során megadott e-mail címet automatikusan bejelenti a cégbíróságnak.

A cégkapus e-mail cím cégnyilvántartásba történő bejegyzését már most is lehet kérni, 2018. január 1. napjáig azonban kötelező ezt megtenni.

Amennyiben a cég a fenti határidőben nem teljesíti a bejelentési kötelezettségét, kötelezően nyilvántartandó cégadatról lévén szó, akár törvényességi felügyeleti eljárásra és ennek keretében bírság kiszabására, sőt végső esetben akár a cég megszüntetésére is sor kerülhet.

Ki férhet hozzá a cégkapura érkező iratokhoz?

Mivel a cégkapura érkező, illetve onnan kiküldött iratról vélelmezni kell, hogy azt arra jogosult személy vette át illetve küldte ki, lényeges tisztázni azt, hogy cégünk szervezetén belül ki férhet hozzá a cégadatokhoz.

A cégkapu kezelésére teljes körűen felhatalmazott személy a cégkapumegbízott: ő végzi a cégkapuval kapcsolatos adminisztrációs teendőket, így ő regisztrálhat további, a cégkapuhoz hozzáférni jogosult munkatársakat. A cégkapu-megbízott lehet cégünk ügyvezetője, azonban ez nem kötelező, az ügyvezető más kollégát is megbízhat a cégkapu kezelésével. Minden cégnél azonban csak egy cégkapu-megbízott működhet.

A cégkapu megbízott ugyanakkor több cégkapu ügyintézőt regisztrálhat és a későbbiekben arra is lehetőség lesz, hogy az ügyintézőknek eltérő hozzáférést adjunk így biztosítva például azt, hogy a könyvelő kolléga csak a NAV-tól érkező iratokhoz férjen hozzá.

Hogyan lehet regisztrálni?

A cégkapu regisztrációt a https://tarhely.gov.hu/ckp-regisztracio/kaulogin.html oldalon lehet elvégezni.

Cégünk vezető tisztségviselője egy viszonylag felhasználóbarát online-felületen regisztrálhat. Ebben az esetben nem is kell iratokat (pl. aláírási címpéldány) csatolni, a rendszer a cégjegyzékből fogja ellenőrizni az adatokat és jogosultságot.

Fontos tudni azonban, hogy a regisztrálónak ügyfélkapuval vagy elektronikus személyi igazolvánnyal kell azonosítania magát, így amennyiben a vezető tisztségviselő ilyennel nem rendelkezik (pl. nem Magyarországon letelepedett), ő nem fogja tudni elvégezni a regisztrációt.

Amennyiben a fenti okok miatt nem cégünk vezető tisztségviselője végzi a regisztrációt, akkor erre nem az előbb említett online felület, hanem egy külön elektronikus űrlap szolgál. Ebben az esetben már szükség lesz bizonyos okiratok csatolására: így a cégkivonat illetve a vezető tisztségviselő által a regisztráló részére adott meghatalmazás scannelt változatára.

A sikeres regisztrációról a rendszer igazolást állít ki, amelyet a regisztrációt végző személy és a cégkapumegbízott megadott e-mail címére is elküld.

Amennyiben a regisztrációs folyamattal kapcsolatban bármely kérdés, észrevétel merülne fel, készséggel állunk rendelkezésre.