HOGYAN HASZNÁLHATSZ FEL KÜLFÖLDI DOKUMENTUMOKAT MAGYARORSZÁGON

02 October 2019

Nemzetközi szinten tevékenykedő vagy külföldi hátterű cégek esetében mindennapos, hogy idegen nyelvű dokumentumokkal kell dolgozni, illetve, hogy az ügyvezető külföldön ír alá céges nyilatkozatokat és szerződéseket. Habár a cég mindennapjaiban ennek nincs különösebb jelentősége, más a helyzet, ha a külföldön kelt vagy idegennyelvű iratot bíróság előtt, vagy más jogi eljárásban akarod felhasználni, hiszen a dokumentumnak ilyenkor külön szabályoknak kell megfelelni. Rövid cikkünkben bemutatjuk, mikre kell figyelned, ha külföldi iratot akarsz felhasználni a magyar hatóságok előtt.

1. Külföldi okiratok hitelessége

Bizonyára tudod, hogy az iratok „hitelességük”, valamint jogi bizonyító erejük szempontjából különbözőek lehetnek.

A cégalapítástól a felszámolásig a legtöbb jogi eljárásban vannak olyan dokumentumok, melyeket az okirat kiállítására vonatkozó többletkövetelményeknek (pl: ügyvédi ellenjegyzés) megfelelően kell beadnod. Ez lehet mind közokirat, például egy bírósági végzés, mind magánokirat, például egy ügyvéd által ellenjegyzett társasági szerződés.

Az viszont kevésbé ismert, hogy amennyiben a fentiek szerinti dokumentumot külföldön állítják ki, további hitelesítés szükséges, hogy

• közokirat esetében azt a magyar hatóságok elfogadják,
• magánokiratokat esetében pedig, hogy az irat bizonyító ereje Magyarországon is megmaradjon, valamint, hogy a külföldön aláírt dokumentumot magyar ügyvéd ellenjegyezhesse. (Ez utóbbi tipikusan szükséges cégeljárások és ingatlan adásvétel esetén.)

2. Mit kell tennem?

A Magyarországon felhasználni kívánt, külföldön kiállított közokiratot vagy külföldön kelt magánokiratot először a kiállítás országában kell további hitelesítésnek alávetni, mely az országtól függően többféleképp történhet.

diplomáciai hitelesítés és felülhitelesítés: Amennyiben az ország nem tagja az „apostille” egyezménynek vagy kétoldalú megállapodásnak, a dokumentumot először a keletkezés helye szerinti országban található magyar külképviseleti hatóságnak kell hitelesíteni vagy felülhitelesíteni. Bizonyos esetekben a magyar külügyminisztérium további felülhitelesítést végez, így a folyamat hosszúra nyúlhat, amit mindenképp be kell kalkulálnod a jogügylet tervezésekor.

Apostille tanúsítvány: Az ún. „apostille egyezményben” résztvevő országok esetén nem kell a külföldi személynek a magyar külképviselet előtt megjelenni, a dokumentumot akár a helyi közjegyző is tudja hitelesíteni, mely során Apostille tanúsítvánnyal látja el az iratot. Az Apostille-jal ellátott irat onnantól szinte mindenhol a belföldi iratokkal azonos hitelességgel és bizonyító erővel bír. Az apostille egyezménynek 117 ország tagja, gyakorlatilag világszerte elfogadják.

3. Minden esetben kötelező a hitelesítés?

Nem, ugyanis Magyarország számos országgal kötött kétoldalú megállapodást (köztük valamennyi korábban kommunista országgal), mely alapján az egymás hatóságai által kiállított iratokat a hazaiakkal azonos módon kezelik. Így többek között az orosz, cseh, lengyel, francia, görög, horvát, román, szlovák (stb.) hatóságok által kiállított iratokat nem szükséges hitelesíteni a Magyarországi felhasználáshoz. Mivel az egyezmények általában közokiratokra vonatkoznak, magánokiratok esetén továbbra is kérned kell a hitelesítést.

4. Dokumentumok fordítása

Mivel a hazai eljárások a választottbíráskodás kivételével mindig magyar nyelven folynak, a jelenlegi szabályozás alapján az idegen nyelvű dokumentumokhoz minden esetben kötelező magyar nyelvű fordítást csatolnod.

A fordítással szembeni kritérium az eljárástól és a dokumentumtól is függ. Anyakönyvi eljárások esetén (pl.: házasságkötés, névviseléshez, halálesethez kapcsolódó ügyek) a jogszabály általában megköveteli a felhasználni kívánt idegen nyelvű irat hiteles fordítását, ugyanez vonatkozik a cégeljárás során csatolandó külföldi cégkivonatokra is.

Ezzel szemben peres eljárások során a jogszabály „egyszerű magyar fordítás” csatolását teszi kötelezővé, hiteles fordítás akkor kötelező, ha a csatolt fordítás pontosságát vagy teljességét a bíróság vagy a másik fél kétségbe vonja.

A jogszabály viszont nem definiálja, mit ért egyszerű fordítás alatt. A fordítóirodák álláspontja szerint ezt is hivatásos fordítónak kell készíteni, viszont ezt semmilyen jogszabály nem támasztja alá. Egy idegen nyelvű ítélet vagy szerződés fordítását mindenképp érdemes fordítóirodára bíznod, ellenben nincs akadálya, hogy egy hétköznapi sms üzenet vagy egy reptéri beszállókártya fordítását „saját körben” elvégezd.

5. Összegzés:

Cikkünkből megtudhattad, hogy sok esetben a külföldön kiállított vagy aláírt dokumentumok csak további hitelesítés után alkalmasak az itthoni használatra. Habár az Apostille tanúsítvány kézenfekvő megoldás, a hitelesítés átfutási idejét mindig vedd figyelembe. Továbbá, az idegen nyelvű iratok fordítását a legtöbb hazai eljárásban csatolni kell. Szakfordítást nem igénylő egyszerű szövegek esetén nem előírás a hivatásos fordító igénybevétele, ám a biztonság kedvéért az utóbbit javasoljuk. Külföldi felhasználásra szánt iratok szerkesztésével és a felhasználással kapcsolatos tanácsadással javasoljuk nemzetközi jogban jártas jogi szakértő megbízását.