MIÉRT NE MÁSOLD DOLGOZÓID SZEMÉLYI IGAZOLVÁNYÁT A GDPR SZERINT?

24 October 2018

GDPR megfeleltetési projektjeink során gyakran hallom megbízóinktól, hogy a munkavállalóik személyi igazolványáról fénymásolatot készítenek vagy bescannelik. Valószínűleg nem ez lesz a legizgalmasabb cikkem, de fontosnak tartom egyszer és mindenkorra tisztázni: a fényképes igazolványok másolása rossz gyakorlat, mely sem a GDPR-nek, sem pedig az Adatvédelmi Hatóság ajánlásainak nem felel meg. Az alábbiakban röviden összefoglalom, hogy miért problémás a személyik másolása és mit kellene csinálni helyette.

Miért is másolnak a megbízók?

A személyi igazolványok másolásának alfája és omegája az új dolgozók felvétele. Még ha a belépő munkavállalónak ki is kell töltenie egy adatbekérő nyomtatványt, gyakran kérik arra, hogy a kitöltött nyomtatvánnyal együtt küldje meg scannelve a személyi igazolványát is.

A munkaügyes kollégák szinte mindig azt mondják, hogy erre azért van szükség, mert nekik be kell jelenteniük a munkavállalót az adóhatóság felé a munkakezdést megelőzően.

Amennyiben a belépő dolgozó rosszul vagy pontatlanul adja meg az adatait, a munkáltató nem tudja elvégezni a bejelentést, ami bizony bírságot vonhat maga után. A személyi igazolvány és más okiratok, például az adókártya vagy TB kártya másolatának bekérése lehetővé teszi a munkaügyes kollégák számára az adatok összevetését és a bejelentés megfelelő adattartalommal történő megtételét.

Miért GDPR-ellenes a másolatkészítés?

A kiindulópont az, hogy a személyi igazolvány közokirat, ezért az abban szereplő adatokat valósnak és pontosnak kell elfogadni. Ezzele szemben a személyi igazolványról a munkáltató álta készített egyszerű másolatnak nincs b izonyató ereje és mivel az nem hiteles másolat, így nem is alkalmas a személyazonosság megállapítására.

Tehát, a munkáltató által készített « egyszerű » másolat nem bizonyítja a személi igazolványban szereplő adatokat. Ezzért a személyi másolása és a másolatok megőrzése nem szükséges a munkáltató által meghatározott célhoz röviden : az adatkezelés a célhoz kötöttség elvébe ütközik.

Ezentúl, a személyi igazolványon szerepel a munkavállaló fényképe illetve más olyan adataok is, amelyek nem szükségesek a bejelentéshez. Ezért a személyik másolása az adattakarékosság elvét is sérti.

Végül, képzeld csak el a kockázatot, amit a másolatok ellopása okozhat a munkavállalóknak...

Mit csinálj másolás helyett?

Elég egyértelműnek tűnik, de másolás helyett megkérheted a munkavállalódat, hogy a munkaszerződés aláírásakor mutassa be a személyi igazolványát, amit össze tudsz hasonlítani az adatbekérőben szereplő adatokkal és ellenőrizheted, hogy helyes adatokat rögzítettél-e.

Amikor a munkaügyes kollégáknak felvetem ezt a lehetőséget, általában két kifogást hoznak fel. Az egyik, hogy ezt nem lehet megoldani, mert a dolgozót a kezdés napja előtt kell bejelenteni, viszont a munkaszerződést csak az első munkanapon szokták aláírni.

A másik: mi van, ha a HR-es kollégának rossz napja van és nem veszi észre a hibát az adatellenőrzéskor, ami majd csak a bejelentéskor derül ki és akkor már nem is lehet helyrehozni.

Megoldás a problémára

A fenti problémákra is van megoldásom: vizsgáld felül és alakítsd át a beléptetési folyamatodat.

Ha a munkaszerződést a munkakezdés napja előtt írjátok alá a munkavállalóval, az aláíráskor megejtheted az adategyeztetést és ezután elvégezheted az adóhatóság felé történő bejelentést, ahogy eddig is.

A munkaszerződés aláírásakor pedig a „négy-szem elvvel” összhangban utasíthatsz egy második kollégát, hogy ellenőrizze ő is a személyi igazolványt és a rögzített adatok pontosságát.

Tudom, hogy ez extra erőfeszítést, illetve erőforrásokat igényelhet a részedről, viszont az Adatvédelmi Hatóság egy közelmúltbeli állásfoglalásában kifejtette, hogy kényelmi szempontok vagy a gyorsabb ügyintézés nem indokolhatják az igazolványokról történő másolatkészítést,

Összefoglalás

A fentieket összefoglalva, ahelyett, hogy különböző okok miatt másolatot készítenél a dolgozóid személyi igazolványáról, kérd az igazolványok bemutatását, amelyet összevethetsz a nyilvántartásokkal. Amennyiben így jársz el, adatkezelésed meg fog felelni a GDPR-nek és elkerülheted, hogy a hatóság adatvédelmi bírságot szabjon ki.